Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 1 do Regulaminu usługi Wirtualny Czat. Umowa zostaje zawarta pomiędzy Klientem (dalej: „Administrator”) a Autodoradca Poznań sp. z o.o., ul. 27 Grudnia 5/5A, 61-737 Poznań, Polska, NIP 7831871155, KRS 0001009854, Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 5000 zł (dalej: „Podmiot przetwarzający”) z chwilą akceptacji Regulaminu, na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
§ 1. Przedmiot i zakres powierzenia
- Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z czatu (Widgetu) na stronach internetowych Administratora (dalej: „Odwiedzający”).
- Powierzenie obejmuje następujące kategorie danych: treść rozmów, imię, numer telefonu, adres e-mail, adres strony, z której wysłano wiadomość, a także adres IP przetwarzany przejściowo w celu ochrony przed nadużyciami (bez trwałego zapisu).
- Charakter przetwarzania: zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, przekazywanie Administratorowi, generowanie odpowiedzi, streszczeń i oceny wiarygodności zgłoszeń przy użyciu systemu sztucznej inteligencji, przeglądanie oraz usuwanie.
- Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie usługi Wirtualny Czat na rzecz Administratora zgodnie z Regulaminem.
§ 2. Czas przetwarzania
- Umowa obowiązuje przez czas świadczenia usługi.
- Po zakończeniu świadczenia usługi (usunięciu Konta) Podmiot przetwarzający usuwa powierzone dane w terminie 30 dni, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie. Przed usunięciem Konta Administrator może pobrać dane, w tym Zgłoszenia, z Panelu.
§ 3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
- Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest Regulamin oraz ustawienia wprowadzane przez Administratora w Panelu.
- Podmiot przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
- Podmiot przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń (HTTPS), kontrolę dostępu do danych (każdy Administrator ma dostęp wyłącznie do swoich danych), przechowywanie haseł w postaci skrótów, opcjonalną weryfikację dwuetapową, ograniczanie liczby prób logowania oraz ochronę przed nadużyciami.
- Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi, w miarę możliwości, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.
- Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail Konta.
- Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów, po uprzednim zgłoszeniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w uzgodnionym terminie i zakresie.
§ 4. Dalsze powierzenie
- Administrator udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie przetwarzania danych następującym podmiotom:
Podmiot Zakres Miejsce Render Services, Inc. hosting aplikacji i bazy danych Frankfurt (UE) Cloudflare, Inc. sieć dostarczania treści, ochrona przed atakami globalnie, w tym UE Anthropic, PBC model sztucznej inteligencji (odpowiedzi, streszczenia, ocena zgłoszeń) USA Google LLC (Gmail) wysyłka powiadomień e-mail o Zgłoszeniach UE i USA - O zamiarze zmiany lub dodania podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje Administratora z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym terminie wnieść sprzeciw, a w razie jego nieuwzględnienia – rozwiązać umowę o świadczenie usługi.
- Podmiot przetwarzający nakłada na dalszych podmiotów przetwarzających obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszej umowy.
§ 5. Przekazywanie danych do państw trzecich
Przekazanie danych do podmiotów z siedzibą w USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) – w odniesieniu do podmiotów nim objętych – lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
§ 6. Obowiązki Administratora
- Administrator oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych Odwiedzających i informuje ich o przetwarzaniu, w tym o korzystaniu z usługi Wirtualny Czat, w swojej polityce prywatności. Wzór odpowiedniego tekstu jest dostępny w Panelu.
- Administrator nie wprowadza do wiedzy Asystenta ani dokumentów danych osobowych, które nie są niezbędne do działania usługi.
§ 7. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe
- Strony ponoszą odpowiedzialność na zasadach określonych w art. 82 RODO.
- W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO oraz przepisy prawa polskiego.
- W razie sprzeczności między niniejszą umową a Regulaminem w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.