Polityka prywatności
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Autodoradca Poznań sp. z o.o., ul. 27 Grudnia 5/5A, 61-737 Poznań, Polska, NIP 7831871155, KRS 0001009854, Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 5000 zł – właściciel usługi Wirtualny Czat (dalej: „my”). W sprawach danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@wirtualnyczat.pl.
2. Kogo dotyczy polityka
- Klientów usługi Wirtualny Czat i osób działających w ich imieniu – użytkowników Panelu (https://app.wirtualnyczat.pl/panel),
- osób odwiedzających stronę https://wirtualnyczat.pl, w tym piszących przez czat na tej stronie,
- osób kontaktujących się z nami e-mailem.
Ważne: dane osób, które piszą przez czat na stronach naszych Klientów, przetwarzamy w imieniu tych Klientów – to oni są administratorami tych danych i informują o tym w swoich politykach prywatności. My działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
3. Cele i podstawy przetwarzania
| Cel | Dane | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie Konta, świadczenie usługi | nazwa firmy, e-mail, hasło (w postaci skrótu), ustawienia usługi, adresy stron | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Bezpieczeństwo konta: potwierdzenie e-maila, reset hasła, weryfikacja dwuetapowa, ochrona przed nadużyciami | e-mail, adres IP, informacje o przeglądarce, kody jednorazowe | art. 6 ust. 1 lit. b i f – umowa oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa |
| Rozliczenia i faktury | dane firmy, NIP, dane z faktur | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Wykazanie akceptacji Regulaminu i udzielonych zgód | data, wersja dokumentów, adres IP, informacje o przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (rozliczalność) |
| Informacje handlowe e-mailem (nowe funkcje, oferty) | e-mail, nazwa firmy | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda (dobrowolna, do cofnięcia w każdej chwili w Panelu) |
| Odpowiedź na wiadomości i zapytania, w tym przez czat na stronie https://wirtualnyczat.pl | imię, e-mail, telefon, treść wiadomości lub rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. b i f – działania przed zawarciem umowy oraz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi | dane niezbędne w danej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
4. Jak długo przechowujemy dane
- Dane Konta – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata, a w przypadku danych z faktur – 5 lat od końca roku podatkowego).
- Konta niepotwierdzone – są usuwane automatycznie po 7 dniach.
- Sesje logowania – wygasają po 30 dniach; kody jednorazowe – po 10–15 minutach; zapamiętane urządzenie (jeśli wybierzesz tę opcję przy weryfikacji dwuetapowej) – 14 dni.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia.
- Wiadomości i zapytania – przez czas potrzebny do ich obsługi, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
5. Odbiorcy danych
Korzystamy z usług zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:
| Dostawca | Zakres | Miejsce przetwarzania |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. | hosting aplikacji i bazy danych | serwery we Frankfurcie (UE) |
| Cloudflare, Inc. | sieć dostarczania treści i ochrona przed atakami | globalnie, w tym UE |
| Anthropic, PBC | model sztucznej inteligencji: generowanie odpowiedzi, streszczeń, tłumaczeń i odczyt dokumentów | USA |
| Hostido.pl Gałązka Spółka Jawna (Gdańsk) | poczta e-mail w domenie wirtualnyczat.pl (wysyłka i odbiór wiadomości) oraz hosting strony https://wirtualnyczat.pl | Polska (UE) |
| Google LLC (Gmail) | skrzynka, na którą trafia korespondencja kierowana do nas (odbiór i obsługa wiadomości) | UE i USA |
Dane mogą być również udostępniane biuru rachunkowemu oraz organom państwowym, gdy wymagają tego przepisy prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy (Anthropic, Google, Cloudflare) mają siedzibę w USA. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) – w odniesieniu do podmiotów nim objętych – lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres kontakt@wirtualnyczat.pl.
7. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem). Konto możesz usunąć samodzielnie w Panelu (Ustawienia). Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta i korzystania z usługi. Zgoda na informacje handlowe nie jest warunkiem korzystania z usługi.
9. Zautomatyzowane przetwarzanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Odpowiedzi w czacie są generowane przez system sztucznej inteligencji, o czym informujemy w oknie czatu.
10. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
- Panel zapisuje w pamięci przeglądarki wyłącznie informacje niezbędne do działania: identyfikator sesji logowania (usuwany po zamknięciu karty), drobne ustawienia widoku oraz – jeśli zaznaczysz „Zapamiętaj to urządzenie” – losowy identyfikator urządzenia ważny 14 dni, który pozwala pominąć kod weryfikacji dwuetapowej. Zapamiętane urządzenia możesz w każdej chwili zapomnieć w Panelu (Ustawienia). Nie używamy cookies reklamowych ani analitycznych.
- Okno czatu (Widget) nie zapisuje plików cookies ani innych danych w przeglądarce.
- Strona https://wirtualnyczat.pl może korzystać z niezbędnych plików cookies systemu zarządzania treścią i pamięci podręcznej.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowane połączenia (HTTPS), przechowujemy hasła wyłącznie w postaci skrótów, udostępniamy weryfikację dwuetapową, ograniczamy liczbę prób logowania i chronimy usługę przed nadużyciami.
12. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, np. w związku ze zmianą przepisów lub dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://app.wirtualnyczat.pl/polityka-prywatnosci, a o istotnych zmianach informujemy w Panelu lub e-mailem.