Regulamin usługi Wirtualny Czat

Wersja z dnia 26.10.2026, zm. 3

§ 1. Definicje

1. Usługodawca – Autodoradca Poznań sp. z o.o., ul. 27 Grudnia 5/5A, 61-737 Poznań, Polska, NIP 7831871155, KRS 0001009854, Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 5000 zł, e-mail: kontakt@wirtualnyczat.pl, świadczący Usługę pod marką Wirtualny Czat.
2. Usługa – usługa Wirtualny Czat świadczona drogą elektroniczną: asystent AI osadzany na stronie internetowej Klienta wraz z Panelem.
3. Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna) albo Konsument, który założył Konto i korzysta z Usługi.
4. Konsument – osoba fizyczna korzystająca z Usługi w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (osoba prywatna).
5. Konto – konto Klienta w Panelu, zabezpieczone adresem e-mail i hasłem.
6. Panel – aplikacja internetowa pod adresem https://app.wirtualnyczat.pl/panel, w której Klient konfiguruje Usługę.
7. Widget – okno czatu wyświetlane na stronie Klienta po wklejeniu kodu udostępnionego w Panelu.
8. Asystent – system sztucznej inteligencji, który w Widgecie odpowiada na pytania na podstawie wiedzy wprowadzonej przez Klienta.
9. Odwiedzający – osoba korzystająca z Widgetu na stronie Klienta.
10. Zgłoszenie – dane kontaktowe i treść rozmowy przekazane przez Odwiedzającego za pośrednictwem Widgetu.
11. Plan – wariant Usługi o określonym limicie rozmów i zakresie funkcji, opisany w cenniku w Panelu i na stronie https://wirtualnyczat.pl.
12. Okres próbny – bezpłatny okres korzystania z Usługi trwający 14 dni od potwierdzenia adresu e-mail.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną, w tym zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Z Usługi mogą korzystać przedsiębiorcy oraz Konsumenci. Prawa Konsumentów określa § 9a. Te same prawa przysługują osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
3. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu. Integralną częścią Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1), dostępna pod adresem https://app.wirtualnyczat.pl/umowa-powierzenia.
4. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych Klienta przez Usługodawcę zawiera Polityka prywatności dostępna pod adresem https://app.wirtualnyczat.pl/polityka-prywatnosci.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Panelu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript oraz aktywny adres e-mail.
2. Do osadzenia Widgetu potrzebna jest możliwość dodania kodu HTML/JavaScript do strony internetowej Klienta.
3. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta lub za pośrednictwem Usługi treści o charakterze bezprawnym.

§ 4. Konto

1. Założenie Konta wymaga podania nazwy firmy, adresu e-mail i hasła oraz akceptacji Regulaminu. Konto działa po kliknięciu linku aktywacyjnego wysłanego na podany adres e-mail. Konta niepotwierdzone w ciągu 7 dni są usuwane.
2. Jeden adres e-mail może być przypisany do jednego Konta. Jedna domena może być przypisana do jednego Konta.
3. Klient odpowiada za poufność hasła i zabezpieczenie dostępu do Konta. Usługodawca udostępnia opcjonalną weryfikację dwuetapową, której włączenie jest zalecane.
4. Klient może w każdej chwili usunąć Konto w Panelu (Ustawienia) albo zgłaszając to na adres kontakt@wirtualnyczat.pl.

§ 5. Zakres Usługi

1. W ramach Usługi Usługodawca udostępnia Klientowi:
   1. Asystenta odpowiadającego Odwiedzającym na podstawie wiedzy, dokumentów i ustawień wprowadzonych przez Klienta,
   2. zbieranie Zgłoszeń i przekazywanie ich Klientowi w Panelu oraz pocztą elektroniczną,
   3. statystyki rozmów i Zgłoszeń,
   4. pozostałe funkcje opisane w Panelu dla wybranego Planu.
2. Zakres funkcji i limit rozmów zależą od Planu. Rozmowa liczona jest od pierwszej odpowiedzi Asystenta; rozpoczęta rozmowa może być dokończona po wyczerpaniu limitu.
3. Po wyczerpaniu limitu rozmów, po zakończeniu Okresu próbnego albo po upływie opłaconego okresu Widget nie udziela odpowiedzi, a jedynie umożliwia Odwiedzającym pozostawienie danych kontaktowych.
4. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi, o ile nie pogarsza to istotnie jej zakresu w opłaconym okresie.

§ 6. Sztuczna inteligencja

1. Odpowiedzi Asystenta są generowane automatycznie przez model sztucznej inteligencji. Mogą zawierać błędy lub nieścisłości. Usługodawca dokłada starań, aby Asystent odpowiadał wyłącznie na podstawie wiedzy Klienta, lecz nie gwarantuje poprawności każdej odpowiedzi.
2. Klient odpowiada za treść wiedzy, dokumentów i ustawień wprowadzonych do Panelu, w tym za ich aktualność, zgodność z prawem i posiadanie praw do ich wykorzystania.
3. Widget informuje Odwiedzających, że rozmawiają z systemem sztucznej inteligencji, zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act). Klient nie może usuwać ani ukrywać tej informacji ani konfigurować Asystenta tak, by podawał się za człowieka.
4. Usługa nie służy do udzielania porad, od których zależy zdrowie, bezpieczeństwo lub sytuacja prawna Odwiedzających, chyba że Klient zapewni weryfikację odpowiedzi przez człowieka.

§ 7. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się:
   1. osadzać Widget wyłącznie na stronach, którymi zarządza, i podawać w Panelu prawdziwe dane,
   2. informować Odwiedzających o przetwarzaniu ich danych w swojej polityce prywatności (wzór tekstu jest dostępny w Panelu),
   3. nie wykorzystywać Usługi do działań niezgodnych z prawem, rozsyłania spamu, wprowadzania w błąd ani naruszania praw osób trzecich,
   4. nie podejmować prób obchodzenia limitów, zabezpieczeń ani zakłócania działania Usługi.
2. W razie rażącego naruszenia tych obowiązków Usługodawca może zawiesić działanie Widgetu po uprzednim wezwaniu Klienta do zaprzestania naruszeń, a w przypadkach niecierpiących zwłoki – niezwłocznie, informując Klienta.

§ 8. Płatności

1. Ceny Planów podane są w cenniku jako kwoty netto oraz brutto (z podatkiem VAT według obowiązującej stawki). Konsumenta obowiązuje cena brutto, która jest ceną ostateczną.
2. Klient wybiera Plan, okres rozliczeniowy (miesięczny albo roczny) i rodzaj nabywcy (firma albo osoba prywatna) w Panelu. Po złożeniu zamówienia Panel pokazuje dane do przelewu z kodem płatności. Usługodawca wystawia fakturę (dla firmy – fakturę VAT, dla Konsumenta – na jego żądanie). Plan zostaje aktywowany po zaksięgowaniu wpłaty.
3. Kody rabatowe obniżają cenę wskazanego w nich Planu i okresu na zasadach podanych przy kodzie (m.in. termin ważności, liczba użyć). Kodów nie można łączyć ani wymieniać na gotówkę.
4. Plan nie przedłuża się automatycznie. Przed końcem opłaconego okresu Klient może przedłużyć Plan, wybierając go ponownie.
5. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail Konta.

§ 9. Dostępność Usługi

1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, z zastrzeżeniem przerw technicznych, awarii dostawców infrastruktury i zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.
2. O planowanych dłuższych przerwach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, w miarę możliwości.

§ 9a. Prawa Konsumenta

1. Konsument może odstąpić od umowy (zakupu Planu) bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, wysyłając oświadczenie na adres kontakt@wirtualnyczat.pl lub pocztą na adres Usługodawcy. Można skorzystać z wzoru formularza zamieszczonego poniżej, ale nie jest to obowiązkowe.
2. Jeżeli Konsument zażąda rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu na odstąpienie od umowy (oświadczenie składane przy zamówieniu w Panelu), a następnie odstąpi od umowy, zapłaci za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia – proporcjonalnie do okresu, w którym z niej korzystał (art. 35 ustawy o prawach konsumenta). Pozostała część wpłaty zostanie zwrócona w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem, jakim dokonano płatności.
3. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli Usługodawca wykonał w pełni Usługę za wyraźną zgodą Konsumenta, poinformowanego przed rozpoczęciem świadczenia, że po jej spełnieniu utraci prawo odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, wojewódzkich inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz informacji dostępnych na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (uokik.gov.pl).
5. Postanowienia Regulaminu ograniczające odpowiedzialność Usługodawcy (§ 10 ust. 2–3) oraz dotyczące właściwości sądu (§ 15 ust. 2) nie mają zastosowania do Konsumentów w zakresie, w jakim byłyby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami o ochronie konsumentów.

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Autodoradca Poznań sp. z o.o., ul. 27 Grudnia 5/5A, 61-737 Poznań, Polska, e-mail: kontakt@wirtualnyczat.pl
Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: Wirtualny Czat – plan …………
Data zawarcia umowy: …………
Imię i nazwisko konsumenta(-ów): …………
Adres konsumenta(-ów): …………
Adres e-mail Konta: …………
Data i podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): …………
(*) Niepotrzebne skreślić.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 2–3.
2. Usługodawca nie odpowiada za treść odpowiedzi Asystenta wynikającą z wiedzy wprowadzonej przez Klienta, za decyzje podjęte przez Odwiedzających na podstawie odpowiedzi Asystenta ani za utracone korzyści Klienta.
3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do kwoty wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.

§ 11. Dane osobowe

1. W zakresie danych Klienta i osób działających w jego imieniu (np. dane Konta) administratorem danych jest Usługodawca – szczegóły w Polityce prywatności.
2. W zakresie danych Odwiedzających przetwarzanych w Widgecie administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1), zawieranej wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres kontakt@wirtualnyczat.pl. Reklamacja powinna zawierać nazwę Konta i opis problemu.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano.

§ 13. Rozwiązanie umowy

1. Klient może rozwiązać umowę w każdej chwili, usuwając Konto. Usunięcie Konta przed końcem opłaconego okresu nie powoduje zwrotu wynagrodzenia za ten okres, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym – w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
3. Po rozwiązaniu umowy dane Klienta i Zgłoszenia są usuwane zgodnie z Polityką prywatności i Umową powierzenia, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów prawa (np. faktury).

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zakresu Usługi lub zasad bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje e-mailem lub w Panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę, usuwając Konto przed wejściem zmian w życie.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.
2. Spory wynikające z umowy rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów, które stanowią inaczej, w tym art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 26.10.2026, zm. 3.